突然撮影がバラしになったり、デザイン制作の途中でキャンセルを言い渡されたことはありませんか？そんなときに損をしないための「キャンセルポリシー」。これを事前にきちんと伝えていないと、キャンセル料がもらえないどころか、トラブルになってしまうこともあります。今回は、フリーランスや個人のクリエイターさんに向けて、
「キャンセルされたときに損をしないための「キャンセルポリシー」の伝え方・書き方、をご紹介します。自分はきちんとしていても、事故に巻き込まれることはありますし、しっかりルールを決めておくことは、プロとしての信頼感にもつながりますので、是非最後までご覧ください！
そもそもキャンセルポリシーは有効？
キャンセルポリシー自体は、民法上「契約内容の一部」として有効ですが、「事前に伝えていない」「お客さまが認識していない」場合は、無効とされるリスクがあります。なので、キャンセルポリシーの記載はしているけど、もしかしたらあまり見られていないかもしれない、という方は、見直しが必要かもしれません。
どこに・どう記載すれば「有効」になるのか？
それではキャンセルポリシーをどこに、どのように記載すれば有効になるのでしょう。
おすすめの記載方法はこの3つです！
（1）見積書・契約書に【明記】する
お客様に確認してもらいやすく、法的にも効力を持たせるには、見積書や発注書などの主要書類に記載してサイン（またはメール返信）をもらうのが最も確実です。
以下は、その例文です。
※ご発注後のキャンセルについては、以下のキャンセルポリシーが適用されます。
・〇日前〜前日キャンセル：制作費の○%
・当日キャンセル：制作費の100%
上記内容をご確認のうえ、ご発注をお願いいたします。
※【重要】メールやPDF添付でも、「本文でポリシーに同意を確認できる証拠（返信や承諾）」が残ることがとても大切です。
「見積もりを確認しました、問題ありません。」という返信をもらうことが大切なのです！
（2）WEBサイトや問い合わせフォームに明記する
事前の段階で問い合わせが来るような場合は、以下のように伝えるのも有効です。
- 問い合わせフォームの下部に「キャンセルポリシーへの同意チェック」を設置
- サービスページにキャンセルポリシーを記載し、フォーム送信時に「ポリシーに同意します」にチェックを入れてもらう
チェックボックスはWordPressやSTUDIOでも簡単に実装できます。
（3）初回返信メール・見積提示メールの文中で強調する
すでにPDF等に記載がある場合は、その内容をお客様が確実に目にするメール文章の中に入れておくのも大切です。
以下は、その例文です。
なお、撮影・デザイン制作につきましてはキャンセルポリシーを設けております。詳細は添付資料にも記載しておりますが、
・撮影〇日前〜前日：制作費の50%
・当日キャンセル：制作費の100% をご請求させていただきます。
ご理解のほどよろしくお願いいたします。
最初に送る見積書のメール内に、「キャンセル料については見積書の最後をご確認ください」と明記だけでも良いです！あとでトラブルにならないように、念を押して伝えておくのが大切ですね！
トラブルにならないための補足アドバイス
以下の3点をしっかり押さえておくことでトラブル回避につながります。
- 返信やサインで同意を残すことが大切！
- キャンセル料はペナルティではなく、事前準備や拘束への対価として理解してもらうことが重要！
- 小さな案件でも「ルール化」することが自分を守ることにつながります！
撮影案件のキャンセルポリシー例（テンプレ付き）
撮影は外部リソースを使うことも多く、関わる人や場所が多いため、直前キャンセルのリスクが特に大きい業種ですよね！
以下に、撮影案件用のキャンセルポリシーを見積書に記載できるようテンプレートを用意しました。
■ キャンセルポリシー（見積書や契約書に記載）
撮影にはカメラマン・スタイリスト・スタジオ等、多数の関係者とスケジュール調整が必要となるため、キャンセル料を以下の通り申し受けます。
・ご発注〜撮影日8日前までのキャンセル：制作費＋実費（外注費等）の50%
・撮影日7日前〜当日のキャンセル：制作費＋実費（スタジオ・外注費等）の100%
※スタジオに関しては、本予約確定後のキャンセルは【100%】のキャンセル料が発生する場合がございます。
※お見積内容をご確認のうえ、ご了承いただける場合はご返信をお願いいたします。
【あわせて送るメール文例】
メールでもあわせて伝えておくと安心ですね！
こちらが撮影のお見積りになります。
下部にキャンセルポリシーを記載しておりますが、撮影には多くのスタッフ・外部スタジオ等が関わっており、直前のキャンセルは大きな損害につながるため、恐縮ですがご理解のほどお願いいたします。
内容に問題がなければ、「見積内容で問題ありません」とご返信いただけますと幸いです。
このようにすれば、「見積書を送って、内容に同意してもらった記録」が残るので、トラブル時も対応しやすくなります。
必要に応じて、スタジオのポリシー部分を明確に分ける・補足説明PDFを用意する、といった対応も効果的です。
さらに厳密に運用するなら、「同意欄つきPDF見積書＋署名」もおすすめです（紙でなくてもPDF＋電子署名でOK）。
デザイン・WEB制作案件のキャンセルポリシー例（テンプレ付き）
一般的に、デザインやWEB制作のキャンセルポリシーは、進行状況や拘束期間に応じて段階的な設定が多いです。
■ キャンセルポリシー（見積書や契約書に記載）
ご発注後のキャンセルにつきましては、進行状況に応じて以下のキャンセル料を申し受けます。
・ご発注後〜初回デザインご提出前：制作費の50%
・初稿ご提出後〜修正対応中のキャンセル：制作費の80%
・最終データ納品直前でのキャンセル：制作費の100%
※作業の進行状況にかかわらず、スケジュール確保に伴う拘束料として、最低30%のキャンセル料が発生します。
※外部費用（撮影・素材購入など）がすでに発生している場合は、実費分もご請求対象となります。
なぜ「進行状況ベース」が良いのか？
デザインやWEB制作の案件は、「撮影日」のような明確な1日があるわけではなく、ヒアリングからラフ制作、修正対応…と段階的に進んでいきますよね。
そのため、制作時間も作業量も「いつキャンセルされたか？」によって、大きく変わってきます。
たとえば、初稿まで作っていたら、そこまでの時間と作業量が発生しているし、長期の案件なら、事前に他案件とのスケジュール調整もしているはずです。
こういった事情があるので、一律のキャンセル料ではなく、「進行状況に応じて段階的に設定」する方法が、現実に即していてフェアなんです。
また、クライアント側にとっても「なぜその金額がかかるのか？」が理解しやすくなるので、後々トラブルになることも回避できますね！
実際の対応の仕方は柔軟に
ここまでお話してきたように、キャンセルポリシーはとても大切なルール。
でも、「絶対にその通りにしてもらう！」というガチガチのものではなくてOKです。
たとえば…
- 付き合いのあるクライアントさんであれば、「次回の案件で調整しましょう」と柔軟に対応する
- 初回の取引で不安な場合は、「最低30%のキャンセル料はいただきます」と明記しておく
- 小規模案件であれば「一律50%」とすることもあります
キャンセルポリシーは、あくまで「自分を守るためのルール」であり、状況に応じて使い分けることをオススメします。大切なのは、「あらかじめ伝えておくこと」と「お互いに気持ちよくやり取りできるようにしておくこと」ですね◎
発注先へのキャンセルポリシーは？
撮影やデザインなどの制作現場では、クライアントだけでなく、外部協力者（発注先）からのキャンセルもリスク要因になります。
この場合に備えて、発注先（カメラマン、スタイリスト、外部デザイナーなど）にもキャンセルポリシーを設けることが重要です。
業務委託契約書や発注書にキャンセル時の対応を明記
「やむを得ない事情で辞退・キャンセルする場合は、◯日前までに連絡が必要」といった記載をしておくと安心です。
・撮影前日以降のキャンセル：契約違反とみなし、損害賠償の対象とする場合があります
・代理対応（代替要員の手配）などに協力する義務を含む
発注先向けキャンセルポリシーの一例（発注書や契約書に記載）
キャンセル・辞退について
万一、やむを得ない理由で本業務を辞退・キャンセルされる場合は、遅くとも◯日前までにご連絡ください。
ご連絡が遅れた場合や、当日キャンセル・無断キャンセルの場合、発生した実費および再手配にかかる費用を請求する場合がございます。
急なキャンセルに備えて、代替外注先候補を持っておくと安心ですね！
この記事のまとめ
キャンセルポリシーは、「万が一」に備えるだけじゃなく、プロとしての信頼感にもつながる大事なルール。
トラブルになってからでは遅いので、案件スタート前にきちんと伝えておきましょう。自分のスキルと時間を守るためにも、ぜひ取り入れてみてくださいね。
