ChatGPTが登場して以来、仕事やビジネスの現場でChatGPTの活用が急増していますね。多くの企業が業務効率化やクリエイティブな発想に役立てていますが、「具体的にどう使えばいいの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。実は、ChatGPTは特別な技術や準備がなくても、日常業務の中にすぐに取り入れられるツールです。今回は、メールの作成からアイデア出し、さらにはデータ分析まで、あなたのビジネスをサポートする18の簡単な活用アイデアを紹介します。手軽に始められる方法ばかりなので、ぜひ参考にしてみてください！
無料で使えるAIツールの紹介
ChatGPTをはじめとしたAIツールは、手軽に業務に取り入れることができ、特に無料で利用できるものは導入のハードルが低いです。まずは、ブラウザで簡単にアクセスできる無料のAIツールをいくつか紹介したいと思います。どれも初めてAIを使うという方にも使いやすく、日常業務に役立つものばかりなのでおすすめです。
ChatGPT（OpenAI）
ChatGPTは、会話形式で質問や指示に応答してくれるAIツールです。文章作成やアイデア出し、簡単な翻訳など多様な業務に活用可能。基本的には無料版でも十分な機能が使えますが、プロ版も提供されています。
Grammarly
Grammarlyは、文法チェックやスペルチェックを行うAIツールです。特に英文メールのチェックやライティングの改善に役立ちます。無料版でも文法やスペルミスの修正、簡単な文章改善が可能です。
DeepL翻訳
DeepLは高精度の翻訳を提供するAIツールで、英語だけでなく、多言語間での翻訳が可能です。自然でニュアンスを反映した翻訳が得られるため、ビジネス文書や国際的なコミュニケーションに活用できます。
Canva
Canvaは、誰でも簡単にデザインを作成できるツールで、無料版でも多くのテンプレートや機能が使えます。バナーやプレゼン資料、SNS用のデザインなど、ビジネスで必要なデザイン素材をすぐに作成できます。
Google Colab
Google Colabは、ブラウザ上でPythonコードを実行できるAIツールです。データ分析やAIモデルのトレーニングを行うことができ、データサイエンスやプログラミングに興味がある方におすすめです。特にデータ解析や小規模なプロジェクトに最適です。
Notion AI
Notionは、メモやタスク管理、プロジェクト管理を一元化できるツールですが、Notion AI機能を使うことで、文章作成の補助やアイデアのブレインストーミング、要約機能なども利用可能です。ドキュメントやタスクを管理するだけでなく、AIが効率的にサポートしてくれる点が強みです。
Otter.ai
Otter.aiは、会議やインタビューなどの音声をリアルタイムでテキスト化してくれるAIツールです。Zoomなどの会議ツールとも連携でき、録音した会話を瞬時に議事録としてまとめることができるため、会議後の作業を大幅に削減できます。
Trello + Butler（自動化機能）
Trelloはタスク管理ツールですが、Butlerという自動化機能を活用することで、定型的なタスクの自動化が可能です。たとえば、特定の条件に応じてカードを移動したり、リマインダーを送ったりといったアクションを自動化でき、作業時間を削減できます。
Clockify
Clockifyは、時間管理やプロジェクトごとのタイムトラッキングをサポートするツールです。AIのように動的に判断するわけではありませんが、タスクごとの時間管理を視覚化し、どこに時間が費やされているかを分析するのに役立ちます。
これらのツールは、特定の業務プロセスを効率化し、生産性を向上させるために役立ちます。それぞれのツールを業務に取り入れることで、時間を節約し、よりクリエイティブな作業に集中できるようになりますね！
ChatGPTをビジネスに役立てる18のアイデア
それでは、今回はChatGPTをビジネスに活用する方法を提案していきたいと思います。これらから紹介するアイデアは日常業務に簡単に取り入れることができて、業務効率が爆上がりしますので、是非参考にしてみてください！
メールの作成と管理
多くのビジネスパーソンが日々の業務で直面するのが、膨大なメールのやり取りです。ChatGPTを使えば、メールのドラフト作成や返信の文章を提案してもらうことができます。たとえば、ビジネスメールのフォーマルな文面や、要点を簡潔にまとめたメールのテンプレートを即座に生成可能です。
具体的な取り入れ方
・メールをコピペして返信案を作る指示をする。▶「このメールに承諾する旨の返信文を作成してください」
・定型文や文面を作成する。▶「クライアントに送るフォーマルな謝罪メールを書いてください」
・ChatGPTにメールドラフトを作成させ、それを元に最終調整する。
ブレインストーミングサポート
アイデア出しや新しいプロジェクトの立案など、クリエイティブな作業に役立ちます。ChatGPTに問いかけることで、異なる視点や新しいアプローチを提供してもらい、より豊かなブレインストーミングが可能になります。
具体的な取り入れ方
・チームでのミーティング前にChatGPTでアイデアを得ることで、会議の議論をより豊かにする。
・新しいアイデアを出すためのヒントを求める。▶「商品プロモーションのアイデアを3つ提案してほしい」▶「環境に優しいデザインコンセプトについてブレインストーミングをサポートしてください」
議事録作成
会議中に重要な議論やポイントをChatGPTにメモとしてまとめさせることができます。また、音声データをテキスト化するツールと連携させることで、より効率的な議事録作成が可能です。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTに会議の内容を簡単に説明し、議事録を作成する。▶「今日の会議の議題は次の通りです。簡単な議事録を書いてください」
・音声データを活用する場合は、録音をテキスト化するツールと併用し、ChatGPTにまとめさせる。
ドキュメントの自動生成
ビジネス文書の作成には時間がかかりますが、ChatGPTに概要や情報を提供することで、レポート、提案書、プレゼン資料の下書きを自動生成することができます。これにより、基礎的な部分を効率よく作成し、細部に集中する時間が増やせます。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTに概要や必要な要素を伝える。▶「このプロジェクトのレポート概要を書いてください」▶「次の提案書の第一章を作成してください」
・あらかじめ作成しておきたい文書の枠組みを頼むことで、下書き作成の時間を削減することができる。
カスタマーサポートの強化
ChatGPTをカスタマーサポートのツールとして導入することで、基本的な質問に対する自動応答を提供できます。FAQや顧客からの問い合わせに対して、迅速に適切な回答をすることで、サポートの負荷を軽減できます。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTに問い合わせ対応の定型文を準備させる。▶「顧客からの製品に関する一般的な質問に対する返答文を作ってください」
・サポート担当者が基本的な質問にすぐに対応できるよう、ChatGPTの自動応答を使用して頻繁に聞かれる質問に対するテンプレートを作成する。
言語翻訳
グローバルなビジネスシーンでは、多言語でのやり取りが増えています。ChatGPTを使えば、英語や他の言語への翻訳も容易に行えます。ニュアンスを反映した自然な翻訳を迅速に提供することで、国際的なコミュニケーションが円滑になります。
具体的な取り入れ方
・文章をコピペして翻訳を頼む。▶「このメールを英語に翻訳してください」
・ニュアンスが重要な場合「カジュアルなトーンで自然な英文にしてください」と指示することもできます。
・提供された翻訳を基に、文化的なニュアンスや専門用語を調整し、最終的な文書を仕上げる。
データ分析とインサイト提案
ChatGPTにデータセットを提供することで、簡単なデータ分析やパターンの特定を行うことができます。また、データから得られるインサイトを自然言語でわかりやすく提示してくれるため、経営戦略やマーケティング施策の立案に役立てられます。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTに簡単なデータセットを与える。▶「このデータのパターンを分析して、考えられるインサイトを提案してください」
・グラフや表をChatGPTに分析させ、要点を抽出するよう指示。
・データのパターン認識や重要なトレンドを早期に把握するために、ChatGPTを活用する。
学習やトレーニングのサポート
従業員向けのトレーニング資料や、特定のスキルを学ぶための情報をChatGPTが生成することで、社内での教育やスキルアップに役立ちます。また、従業員が自由に質問できるAIトレーナーとしての役割も果たせます。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTに特定のトピックに関するトレーニング資料を作成させる。▶「SEOの基本についてのトレーニング資料を作成してください」
・従業員やチームのトレーニング用にChatGPTが生成した資料を活用し、効率的に学習の進捗を進める。
・研修時の疑問に対して、ChatGPTを使った即時回答を得ることで、学習効率を向上させる。
リサーチ業務
ChatGPTは、市場や競合に関するリサーチ業務を有効活用できます。例えば、自社が新しい市場に進出する場合、ChatGPTを活用することでその市場に関する情報を事前に獲得することができます。
具体的な取り入れ方
・市場の概要やその市場で商品・サービスを売るためのポイントなどを質問し、特定のトピックに関する詳細なレポートを作成させる。
・ChatGPTによるリサーチ業務の効率化により、生産性の向上や業務負荷の軽減につなげる。
記事のライティング
ChatGPTは、SEOに最適化されたブログ記事やニュースレターの作成も可能です。オウンドメディアを運営している企業にとって、記事の作成は重要な業務です。社内にライターがいない場合は外注するケースが多いですが、ChatGPTを活用すれば内製も検討できるかもしれません。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTで記事の下書きやアウトラインを作成。トピックを指定して「○○に関する記事のアウトラインを作成してください」と依頼することで、全体の構成を提案してくれます。
・各セクションの詳細な文章作成を頼む。▶「この記事のイントロダクションを500字で書いてください」
コード生成
ChatGPTは、コード生成においても活用できます。使用言語を指定した上で指示をするだけで、コードを生成してくれます。また、具体的な例を入力することで、より高い精度でのコード生成も可能です。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTを使えば、特定のプログラムコードを生成できます。▶「Pythonでファイルの読み込みと書き込みを行うコードを書いてください」
・実装したい機能やプログラムを明確にし、それをChatGPTに説明。
・プログラミング初心者から上級者まで、コーディングの補助やコードの理解に役立ちます。
コーディングチェック
作成したコードがエラーになってしまった場合、そのままChatGPTに入力して「エラーを修正してください」と指示することで、修正箇所を検出します。これにより、プログラムのバグを見つけ、修正するのに役立ちます。
具体的な取り入れ方
・書いたコードをChatGPTに貼り付けバグチェックをする。▶「このコードにバグがありますか？」▶「このコードを最適化してください」
クリエイティブ作成
ChatGPTは、クリエイティブ作成にも活用できます。クリエイティブとは、画像・動画の作成や、企画のアイデア出しなどです。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTを使い、デザインやクリエイティブアイデアの視覚的な提案が得られます。▶「新しい商品のロゴのアイデアを出して」▶「マーケティングキャンペーンのバナー案を提案して」
・クリエイティブのアイデアを得る。▶「化粧品会社の新しい広告のキャンペーンを考えてください」▶「転職イベントの企画案を出してください」
・アプリのUIに最適なアイコンの提案やネーミングのアイデア出しなど幅広い活用方法があります。
SNS投稿作成
ChatGPTは、SNSの投稿も作成できます。例えば、新商品の紹介をInstagramで紹介する場合、ChatGPTは投稿する文章やハッシュタグを生成します。
また、SNSに何を投稿しようか悩んでいるときにも、ChatGPTはさまざまなアイデアを提供してくれるでしょう。
具体的な取り入れ方
・ChatGPTを使い、SNS投稿用のキャッチコピーや文章を生成できます。▶「次のキャンペーンに向けたSNS投稿の文案を作成してください」
・複数のバリエーションを生成してくれるので、日々の投稿作業が楽になります。
商品・サービスの企画
ChatGPTは、商品・サービスの企画にも活用できます。商品・サービスの企画のアイデア出しは、経験値がないとなかなか浮かばないものです。ChatGPTをうまく活用することで、アイデア出しの時間を短縮し、業務に時間を割くことができます。
具体的な取り入れ方
・商品に関する概要を入力し企画アイデアを得る。▶「販売企画を考えてください」
商品・サービス説明の自動生成
ChatGPTは、商品・サービス説明の自動生成にも活用できます。近年はECで商品を販売する事業者が増えましたが、商品ごとに魅力的な説明文を作成するのは大変です。そこで、商品に関する概要をChatGPTに入力して、「魅力的な商品説明文を作成してください」と指示すれば、瞬時にわかりやすく魅力的な商品やサービスの説明文を生成してくれます。
具体的な取り入れ方
・商品やサービスの特徴、強み、ターゲットをChatGPTに伝え、わかりやすく魅力的な説明文を得る。▶「商品の説明文を作成してください」
契約書の作成
ChatGPTを使って基本的なフォーマットを作成することが可能です。契約書作成には専門性が求められるため、専門家の最終チェックが必要です。ChatGPTで作成して終わりにしないように注意しましょう。
具体的な取り入れ方
・一般的な契約書の雛形を生成する。▶「業務委託契約書の雛形を作成してください」
タスク・手順の整理
目的や文章を入力することで、タスクや手順を作成することができます。作業の抜け漏れチェックにも役立ちます。
入力のポイントは「表形式」というプロンプトを与えることで、文章や箇条書きよりも情報を把握しやすい表形式で生成してくれます。ChatGPTにタスクを作成してもらうことで、想定していなかったタスクに気づけることもあり、とても重宝しています！
具体的な取り入れ方
・段階的なタスクのリストを得る。▶「このプロジェクトの進捗管理を整理するためのタスク一覧を作成してください」
この記事のまとめ
ChatGPTを活用することで、文章作成やタスク管理、クリエイティブなアイデア出しまで、手軽に業務を効率化することができることがわかりました！今回ご紹介した取り入れ方を参考に、是非日常業務にAIを取り入れていただき、時間の節約やクオリティの向上に役立ててもらえたら嬉しいです。
次回は、ChatGPT以外のツールにも焦点を当て、それぞれの特性やできることをご紹介したいと思います！今後もデザイナーやクリエイターの皆様の業務の生産性向上に繋がるアイデアをお届けしていく予定です。どうぞお楽しみに！
